《东北亚学刊》论文选编:日本京都大学科研支援体制建设研究

日本动态2018-09-24 09:51:14


日本京都大学科研支援体制建设研究


——《东北亚学刊》论文选编


王惠贤、孟海霞、李多菲



大连外国语大学日本语学院教授王惠贤、大连外国语大学日本语学院 副院长、副教授孟海霞、大连外国语大学科研处综合科长李多菲在《东北亚学刊》2018年第1期中发表《日本京都大学科研支援体制建设研究》。

 

摘 要:在很多情况下,困扰科研人员的并不是科研活动本身,而是周边杂务和一些行政性事务,这是很多国家的科研人员都面临的问题。对此,日本不少高校设立专门的学术研究支援室,聘请具有丰富的科研经验或行政经历的专家学者担任专职学术研究支援员。其中,京都大学实施常规支援与随机支援“双轨并行”的支援体制,在经费申请、项目管理、论文发表、成果公开、人际网络建设等方面为科研人员提供系统、专业、具体、细致的支援,以利科研人员能潜心于专业研究,提高科研效率,促进创新。

 

2011年,日本文部科学省开始施行“高校学术研究支援员培育事业”,鼓励并支援高校配备专职的学术研究支援员(URA),设立专门的学术研究支援室(URA室),帮助科研人员解决科研以及相关方面的困难,使其能够全心致力于科研,提高科研效率,不被与科研无直接关系的行政性事务及其他杂务纷扰。


一、京都大学URA室概况

 

京都大学2011年得到文部科学省的批准与资助,于2012年4月设立了URA室,随后其专职URA成员由发起时的8名快速增加,至2016年10月已增至42名。除了专职URA以外,还配备了10余名事务性人员,以承担URA室的各种事务性工作。这种庞大的人员配置,凸显了其作为京都大学特色部门的权威性,也使URA从中获得了可将其作为“终身”职业的归属感,从而充分激发URA的职业奉献度和工作热情。

(一)URA室的使命

京都大学URA室致力于成为世界顶级学术研究支援体系的范本,并将自身使命主要定位于以下四个方面。

第一,创造完备的科研环境,帮助科研人员充分发挥科研潜力。具体包括:与校内其他支援机构联手协作,打造一流的科研环境;力求获得更多的外部竞争性科研经费;为国际化研究、跨学科研究提供支援;贯彻国际化战略,扩大京都大学科研成果在国际上的影响。

第二,提供数据分析服务以及相关研究信息。具体包括:开发有关研发能力与研究环境的分析手法,为制定研发推进战略提供支援;调查分析学术研究政策动向,为科研人员提供相应信息等。

第三,推进科研活动与科研成果的可视化,促进成果转化。具体包括:信息发送,促进社会对京都大学科研活动与科研成果的了解;推进京都大学与社会的交流互动,促进创新等。

第四,完善人才培养机制,促进URA自身的成长。具体包括:培养更多的专业URA人才;促进各部门的联合,强化京都大学URA体系;构筑世界性URA网络等。

(二)URA的职业特征

通过对URA室所有成员职业经历的分析,可以得知以下几点。

第一,URA室不是对原科研机构的重新整合,而是采用拥有科研经历或博士学位的外部专业人员重新打造而成。URA基本来自企业、科研院所、政府机构等校外部门。

第二,URA基本都是科研领域的“大前辈”,并且阅历丰富:①URA基本都拥有博士学位或者长期的科研经历;②大多数人具有辗转产、官、学、研等多领域及国内外多地区的经历;③其关联领域涵盖理、工、社会、人文等多学科。

第三,URA为专职而非兼职,其主要任务是支援活动而非科研活动。

(三)URA室的组织结构

如图1所示,京都大学URA室包括统括与企划部门、产学联合与信息部门、国际战略部门、跨学科融合部门等四个主干部门,与学校其他支援机构及行政事务单位互相协作,以求对全校的学术研究进行更加全方位的支援,提高学校整体的科研实力。

各个部门的具体支援内容都有明确的分工与规定。这一做法使各部门、每位成员的权责范围更为明确,一方面可防止因分工不明而导致“踢皮球”现象的发生,另一方面有助于对各部门及URA的工作进行监督与评价。

图1 京都大学URA室的组织结构

资料来源:京都大学官网。https://www.kura.kyoto-u.ac.jp/about/structure.php.


二、URA室的常规支援体制

 

京都大学URA室采用了常规支援体制与随机灵活支援体制“双轨并行”的模式。依据科研活动的阶段性特征,常规支援体制大致分为四个阶段。

(一)企划、项目申请支援

该阶段主要由既拥有学术研究经验,又拥有学术支援经验的URA对研究项目的发起及推进进行支援,帮助科研人员克服“万事开头难”的第一关,其支援内容主要集中在以下四个方面。

第一,收集并提供经费信息。经费是科研活动顺利进行的必要条件之一,但是经费申请却是“天大难题”。对此,URA室与研究推进部通力合作,系统地收集各种经费信息、政策信息,及科研动向信息等。在此基础上,通过与科研人员邮件往来、面谈等多种方式,了解其研究内容、项目的性质、所需资金等,为其提供适合的经费信息。另外,URA室还制作网页“仓”,以供科研人员检索、阅览各种相关信息。

第二,修改与完善申请书。对于科研人员来说,不管其研究内容多么卓越,如果项目申请书得不到评审专家的认可,那么其项目将难以得到批准,也就不能获得科研经费。对此,URA室结合各种经费的不同要求,分别制定了不同的对策。比如,①围绕“科学研究费助成事业”(KAKENHI)项目的申请要点编写了教科书,分别于2012年及2015年发行了第一版和修订版,分发给校内的科研人员;②对于日本学术振兴会(JSPS)特别研究员制度的资助,URA室针对申请书的写法、要点、经验性建议等,分文科、理科开办循环讲座,以提高申请效率;③对于来自民间企业或者财团的资助,安排具有财团工作经验的URA,向研究人员提供关于项目的寻找方法、申请关键、与民间支援团体接洽的方法等信息。

这里需要注意的一点是,申请书的修改与完善并不仅仅是对文字的修改与润色。为了使项目申请书得到评审专家的认可,相近研究领域的URA会对申请书的内容结构、逻辑关系、语言表达等提出专业性的意见及建议,力求在准确把握项目内容的基础上,使项目申请书符合评审要求。

一般情况下,URA室会在科研人员提交项目申请书的1~2天之内及时提出评价意见。在一份满意的申请书形成之前,这一步骤会反复进行,必要时还会进行面对面的协商与讨论。可以说,这一做法不仅完善了项目申请书,还会对开拓科研人员研究视野与思路起到积极的推动作用。同时,及时、专业、主动的反馈有助于打消科研人员向URA求助的“心理障碍”,使科研人员与URA之间甚至与更多相近领域的科研人员之间,形成一个无形的科研团队。这一点对我国高校科研团队建设及团队效率的提高,以及高校行政人员与科研人员之间矛盾的解决都具有重要的启示意义。

第三,拟定项目答辩对策。实践当中,很多科研项目能够在严格的书面审查中获胜,却最终在答辩环节落选。项目答辩只有一次机会,如何在有限的答辩时间内给评审专家留下深刻印象成为答辩的重点。对此,URA室从答辩内容、PPT展示、回答提问等方面为科研人员提供支援,以帮助其拟定有效的答辩策略。

具体来说,在正式答辩之前,请项目申请者先进行模拟答辩,由研究领域相近的URA和擅长PPT演示的URA对答辩者演示的内容、构成、表现形式及其演讲方式等提出改进意见。另外,对实际答辩时可能遇到的提问也做出预测并讨论。模拟答辩完成后,URA会将具体的修改方法与意见反馈给项目申请者,必要时URA还会亲自对演讲用的PPT进行修改与完善。

第四,帮助结成科研团队。随着大科学时代的到来,科研人员单打独斗越来越不符合时代的要求。对此,URA室努力收集校内外的科研信息,为科研人员之间的沟通交流提供桥梁与媒介,这一点有助于科研人员在日常的非官方交流中自发形成科研团队。众多实践与研究表明,这种自主形成的科研团队凝聚力强、相对稳定,且更倾向于对前瞻性课题进行钻研。

(二)运营支援

项目运营阶段的支援主要由既有项目操作经验,同时又熟知本校状况的URA对已经获得批准的科研项目提供支援,主要包括项目运营体制的构筑、项目网站的开发、各种手续的代办、中间评价及追踪评价报告书的完成等方面的支援,以帮助项目参与人员提高效率。

此阶段支援活动的主要特征是在项目运营体制的形成期进行集中支援,对科研人员来说,这也是负担最为繁重的阶段。对此,URA与其他校内支援组织和行政机构相互合作,利用在其他大型支援活动中积累的经验,为项目的顺利运营提供支援。这里需要注意的是,这些支援活动不仅仅局限于代办程序、跑手续等事务性工作,拥有学术研究经验的URA还会根据项目的研究内容,参与到项目当中,在项目进行过程中提供“贴身”支援和帮助。

具体来说,该阶段的代表性支援活动主要集中在以下几个方面。

第一,项目运营体制的构筑。一般情况下,项目获批之后,由于没有项目专属的事务人员,科研人员不得不亲自为校内、校外所必须履行的各种手续而忙得焦头烂额。对此,URA会充分利用校内其他支援组织、事务性组织,与这些组织合作,帮助项目顺利起步,并促进项目自身的良性循环。

具体来说,在项目运营体制尚未形成之前,URA室发挥项目临时事务所的作用,与项目相关人员充分洽谈,在项目运营会议的召集、会议程序的安排,以及做成会议记录、代办手续等方面提供支援,使项目成员熟悉项目运营的流程及规律。一般情况下,通过半年左右的支援,就可以逐步促使项目形成一个仅依赖项目成员自身的努力就能够自动运营的体制。可以说是“扶上马,再送一程”。

第二,项目网站的开发。为了给项目运营及宣传提供一个基础和平台,需要尽早为项目建立一个高效的网站并对其进行定期维护,而绝大多数科研人员在这方面都是门外汉,同时也缺乏该领域的资源和人脉。对此,在与网页制作商进行协调以及利用校内网站服务器、制作网站等方面,URA会提供建议并代办手续。

第三,中间评价及追踪评价报告书的制作。项目在中间评价及追踪评价过程中能否取得较好的成绩,将成为项目能否继续进行及今后能否继续获得新项目的重要指标。为此,URA在日常支援活动中,会建议并帮助科研人员在项目进行过程中随时为中间评价及追踪评价做准备。另外,与项目研究领域相近的URA也会评阅中间报告书及结项报告书,并对其进行修改与完善。

另外,在科研团队申请、科研讲座和学术研讨会的企划及召开、科研成果的整理及发表、外部沟通等诸多细节上,URA室也会提供支援。

(三)推广宣传支援

(1)日本高校科研成果公开的义务

日本鼓励科研人员公开研究成果,甚至将其视为科研人员的义务。文部科学省强调,为了使科学技术的发展符合社会的整体期望与利益,科学技术本身以及科研活动必须得到民众的理解、信赖与支持。因此,科研人员必须积极推进科研成果公开活动,通过与民众对话,加深民众的理解与信赖。这是“使用公共资源进行科研活动”的科研人员必须要尽到的“说明义务”。同时,通过对话与沟通了解国民与社会的需求,提高国民对科学技术的兴趣及关注,激发全民创新的热情。另外,科研成果的广泛公开还可为科研活动向崭新领域拓展提供契机。

(2)推广宣传支援的内容

在该阶段的支援活动中,URA利用自身在科学交流活动中积攒的经验与人脉,对科研人员的研究成果公开活动进行支援。URA利用自身掌握的校内信息,结合科研人员在研究成果公开活动中遇到的困难,向其介绍校内外可能的合作伙伴、可以寻求帮助的机关单位,以及可以利用的渠道等。另外,还会就如何兼顾政策担当者的视角来进行科研活动提出建议,比如要兼顾内阁府提出的“推进与国民之间的科学、技术对话”的要求、提高科技交流活动的社会背景等。

该阶段具有代表性的支援活动主要分为以下两个方面。

第一,企划并运营形式多样的“与国民进行科学技术对话的平台”。公开征集“对话平台”的参会人员,并举办事前说明会,讲解所要宣讲的内容以及如何向非本专业人员进行说明、如何推动对话的进行等,以便减轻科研人员在准备工作中的负担,促进“对话平台”的顺利开启。

另外,“京都大学学术日”也是支援学术研究宣传的一环。“学术日”活动涉及的科研领域广、活动内容丰富,比如在榻榻米上促膝谈心的“科学咖啡”、展示成果并即兴讨论的“海报展示”、海内外学者共同参与的茶话会“talklive”、知名作家与校长的“访谈式演讲会”等。参加活动的人员包括大学校长、科研人员、一般市民、专科学校学生等,影响范围非常广。

第二,为成果公开、项目结项等收集、整理支撑材料。在“学术日”活动之后,URA会撰写报告书并分发到每一位参与活动的人员手中,利用现场照片等对活动的内容及过程进行总结,参会人员的信息均会在报告书中得到体现。这份报告书将成为参会人员用于完成研究成果报告书或者项目结项报告书的重要支撑材料,并且具有较高的客观性及可信性。

(四)后续支援

一般情况下,科研项目会按时间要求结项。但项目结束并不意味着科研活动本身结束,进一步的科研活动仍然需要支援。另外,大多数科研人员对项目成果的转化并不精通,更加需要来自产、官、学等多方面的协调与沟通。所以,URA会继续为其提供与研究成果公开及转化相关的咨询与服务。比如,安排新闻发布会、设立网站、建立宣传媒体、组织面向一般市民的公开活动等。

 

三、URA室的随机支援体制

 

除了上述常规支援外,URA室还定期举办系列活动,开办讲座及研究会等,以随时对科研活动中可能遇到的个别问题提供灵活、机动的帮助,并且有些讲座会循环举行,以便惠及更多科研人员。

这种灵活、随机的支援活动主要集中在以下几个方面。

第一,外文论文的撰写与投稿支援。在当今大科学时代,充分利用国外资源,实现与国外资源的融合是科研人员拓宽研究领域、实现创新的有效途径之一。外文论文的撰写与投稿就成了必不可少的路径。对此,URA室聘请国内外专家,就外文论文的撰写、修改、投稿、发表等提供支援。活动面向教师及学生,采用“讲义+研讨+个别指导”的方式,进行“一对一”的精细化指导。

第二,面向青年学者的专门讲座。申请经费是青年学者踏上科研道路的主要难关之一。对此,URA室开办了各种讲座,对经费的种类、特征、申请方法、经费倾向及申请对策等进行讲解。甚至对项目申请书填写过程中的一些细节,比如对申请书中“向社会传达研究成果的方法”及“经费提供部门的战略目标”等,也会提供具体、详细的指导。

第三,人际关系网络创造及提供。URA室不仅通过邀请外部人员协助、帮助科研人员构建宣传平台、建立网络宣传系统等方式为科研人员牵线搭桥,助其增加与外界产生思想碰撞与融合的机会,同时也努力扩展自身的关系网络,一方面更全面地服务于科研人员;另一方面打造世界级的URA网络。

第四,服务外部兼顾自身成长。自身的成长是提供长期、优质支援的前提和保障,也可以提高科研人员的归属感。因此,URA室也在不断探索自身的定位与发展方向,定期举办“URA研究会”,召集各行各业的人员,聆听站在不同视角发出的声音,这也是URA室提高自身“服务质量”,了解“消费者”需求的重要途径之一。

历次会议都展示出URA室作为一个独立、专业的支援组织的热情、成长与壮大,而不是将自己作为一个依附于其他组织的附属品,URA人数的不断增加也印证了这一点。同时,URA室将人才培养以及构筑全球化的URA网络作为自身使命的重要组成部分,这一点也展示出其扩大影响、谋求壮大、提高定位的发展意愿及努力方向。当然,要实现这样的目标需要一个有效的激励机制来支撑。因此,其激励机制的构筑、评价体系、URA工作积极性的源泉等问题,都需要进一步的探讨与分析。

由上可见,随机支援活动的第一个特征就是涉及面广,可以说“只有想不到,没有做不到”,如:资金申请、论文发表、成果公开、公共媒体的利用、PPT制作、英文论文的撰写及投稿、与非本专业人员的沟通,甚至行政性事务的代办等。第二个特征就是支援活动的循环性。如讲座会反复举行,或者就同一个问题邀请不同领域的专家各抒己见,为科研人员提供更多的思路与选择。可以说,这些活动已经逐渐成为URA室“课程表”的一部分,随时解决一批又一批科研人员的难题。

 

四、京都大学URA体系对我国的启示

 

京都大学的URA体系在以下几个方面对我国的科研管理具有借鉴意义。

第一,URA体系庞大的规模、体系化的支援内容、分阶段与细节化的支援形式,以及常规支援与随机支援“双轨并行”的体制,既保证了支援活动能够确实落实到实践当中,不流于形式,不会“只喊口号”,不会成为“业绩工程”,又具有“诱导”(pull)效果,可以启发科研人员开拓新思路,对科研活动起到引领作用。

第二,URA室不是科研机构的重新整合,而是独立于科研团队之外的支援组织,这有利于克服“整合式改革”换汤不换药的弊端,突破原有人员的思维定势,摆脱原有机制下的权责利益关系及人际关系网的束缚,提高创新及突破的可能性。这一点与我国高校科研管理人员,尤其是部门领导,多由校内专业教师直接担任或其他校内部门调任的现象存在较大的区别。

第三,URA的支援不仅是对行政性事务的支援,而且是深入科研活动内部的“参与式”支援,与科研人员的科研活动形成一种有效互补,容易发挥“1+1>2”的效果,有利于创新及科研效率的提高。

第四,URA拥有丰富的学术研究经验和职业经历,基本都拥有博士学位。作为科研活动的“过来人”及“前辈”,URA对科研人员的普遍心理、容易遇到的瓶颈问题等有着准确把握及丰富的应对经验,同时也容易取得科研人员的信任,使双方容易产生亲近感。这些都有利于支援活动的展开及支援效率的提高。这一点与我国高校科研管理人员普遍年轻化、职业经历单一、科研经历不足、科研管理专业化水平较低等现象存在较大不同。

第五,URA均为专职人员。明确的身份定位可以充分激发URA的职业奉献度以及归属感,提高其工作的热情,同时有助于消除我国高校部分存在的因“双肩挑”现象所导致的利用行政权力不公平占用学术资源的问题。这与我国高校众多科研管理人员同时兼任教职,与专职科研人员同时竞争各种科研资源的情况存在很大不同。对提高学术资源的利用效率、解决我国高校目前普遍存在于科研管理机构与科研人员之间的矛盾与对立等问题,具有较高的借鉴意义。

第六,重视成果转化,将提高转化意识与转化支援贯穿于整个科研活动中。成果转化并不只是成果形成之后的“接力行为”,而应该是整个科研行为过程中的“伴随行为”。日本于1998年制定并实施的《促进大学等机构的技术研究成果向民间企业转移法》收效不及预期,其主要原因也在于对“转化”之外的环节重视不足。近年来兴起的“区域创新生态系统”(Regional Innovation Eco-system)就是针对这一问题将“成果转化”的视野扩大并外移的新趋势。我国科研成果转化率低、“科技与经济两张皮”等诸多问题,都与成果公开机制不完善、成果公开意识低、支援体系欠缺、难以接受公众监督等有着不可分割的关系。

第七,高度重视人际关系网络的建设,为科研人员提供更多联结外界的机会。实际上,这是日本科技发展史上的宝贵经验。无论是自主创新还是技术引进,战后日本科技领域的众多飞跃都源于人际关系网络所带来的信息碰撞与融合。“很多情况下,只要互通有无,双方的难题都可以迎刃而解。沟通不畅不仅影响创新,还会导致重复研究。”日本企业参加各种学会、同窗会、恳谈会、研讨会的比率要远远高于其他国家,恐怕也是因为这一点。这对我国科研管理政策的制定与改善具有很大的借鉴意义。

当然,任何新制度的执行,都会面临来自既得利益集团的阻碍与来自未知世界的挑战。若借鉴京都大学URA体系,我们还需要注意一些问题。如,与原有科研支援部门工作的分工与利益协调;针对URA工作构筑合理有效的评价体系等。在此基础上不断总结经验教训,逐步完善科研支援体制。


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